2. Posms: Koncepcija un dizains

Koncepcijas un dizaina posma mērķis ir koncentrēt uzmanību un turpināt darbu pie Ideācijas un pētniecības posmā izvēlētajām vajadzībām, t.i., noteikt tālākās darbības trajektoriju, definēt potenciālos risinājumus un izlemt, kas tiks eksperimentēts un modelēts nākamajā - attīstības un īstenošanas - posmā.

Vides analīze ir izšķirošais sākuma punkts šajā posmā un ļauj iestādei veikt problēmas konteksta izpēti. Koprades definēšana palīdz iestādei plānot kopradi soli pa solim, pirms tā tiek veikta. Dalībnieku atlase nepieciešama, lai sameklētu dalībniekus koprades pasākumiem, un konceptualizācija palīdz iestādēm faktiski veikt kopradi, lai turpinātu darbu pie iepriekšējā posma idejām un koncepcijām. Koncepcijas un dizaina posma beigās tiek veidots pakalpojuma prototips.

Best

Procesa shematisks attēlojums

2.1. darbība: Vides analīze

Pēc tam, kad ir definētas klienta vajadzības, noteiktas prioritātes un atspoguļotas ieinteresētajām pusēm, koncentrējieties uz konkrētu uzdevumu, ar kuru strādāsiet tālāk. Vides analīze ir pirmais solis. Tas ir informācijas apkopošanas un analizēšanas process, lai iegūtu pārskatu par tendencēm un attīstību, kas varētu ietekmēt vai ietekmē jūsu vajadzību/problēmu plašākā kontekstā.
 PIEZĪME. To neizmanto tvēruma noteikšanai. Problēmai ir jābūt definētai jau pirms šīs darbības. Protams, tvērumu var būt nepieciešams precizēt, ja, piemēram, tiek konstatēts negaidīts vai papildu aspekts.
 Jūsu iestādes noteiktajiem principiem, kurus esat definējis iepriekšējā posmā, ir jābūt galvenajiem augsta līmeņa principiem šajā posmā
. Kombinējiet dokumentu izpēti un (intuitīvus) novērojumus, kā arī citas informācijas iegūšanas metodes. Padziļinātas intervijas var palīdzēt arī šajā posmā. Iekšēja prāta vētras sesija iestādē var palīdzēt apkopot ekspertu viedokli un nodrošināt, ka jūsu iestāde atbalsta projektu. Esiet atvērts, apkopojiet pēc iespējas vairāk informācijas, bet paturiet prātā šādus jautājumus:

  • Kādas ir galvenās tendences saistībā ar jūsu uzdevumu? Ņemiet vērā politiskās, ekonomiskās, sociālās un tehnoloģiskās, ekoloģiskās, juridiskās un ētiskās dimensijas. PESTEL sistēma var palīdzēt strukturēt tendences.
  • Kuras ieinteresētās puses ir (nav) izvērtētas (tas attiecas arī uz pakalpojuma nelietotājiem)?
  • Kādi problēmas risinājumi jau pastāv?
  • Kuri uzņēmumi/organizācijas piedāvā šos risinājumus?
  • Kāda ir iesaistīto pušu mijiedarbība?
  • Kuri zināmie šķēršļi problēmai jau ir aprakstīti?

Apkopojiet savas izpētes piezīmes un sāciet domāt par turpmākajām darbībām, par ieinteresētajām pusēm, kuras jums jāiekļauj koprades procesā, kā arī par iespējamajiem veidiem/kanāliem, kā rekrutēsiet dalībniekus. Apkopot šos ieskatus iespējams kopsavilkumā (piemēram,izmantojiet metodi Design Brief, par ko ir iespējams atrast diezgan daudz informācijas internetā).

2.2. darbība: Koprades definēšana

Vides analīzē 2.1. darbībā ir noteikts konteksts un nozīmīgākās tendences, kas to ietekmē. Tagad apkopotie rezultāti ir jāizmanto koprades definēšanai. Ir svarīgi sadalīt vispārīgo izaicinājumu mazākās un darboties spējīgās daļās, izveidot labu apskatu un plānu. Paturiet prātā, ka dizaina procesā tradicionāla stila sanāksmju vietā ierasti ir semināri (workshops). Šis formāts sniedz iespēju sadarboties vairāk un dinamiskāk, kā arī palīdzēs virzīt projektu uz priekšu.

Koprades definēšana ir atkarīga no jūsu uzdevuma, vides analīzes rezultāta un mērķiem, bet vissvarīgākais rezultāts ir skaidrs laika pārskats ar iesaistes līmeņiem un progresa rādītājiem (paneļa matrica (panel matrix) ir ērts rīks šīs darbības veikšanai).

  • Pārliecinieties, vai jūsu komandai ir atļaujas, atbalsts un plānošana, lai gūtu panākumus, īstenojot jūsu koprades projektu.
  • Veidojiet apkopojumu jeb kopsavilkumu (design brief), kurā tiek apkopota visa savāktā informācija un atspoguļoti galvenie ieskati (key insights). Ar šo dokumentu tiks vadīta turpmākā koprade.
  • Lai noteiktu plānu, paneļa matrica ir ērts rīks. Tas palīdz definēt katru koprades posmu attiecībā pret ietekmētajām ieinteresētajām pusēm. Nepieciešamības gadījumā to var vēlāk adaptēt jūsu situācijai, bet šajā posmā ir jānosaka, kādas personas jūs iesaistīsiet katrā koprades posmā. Pagaidu personas (tentative personas)  var palīdzēt (sk. turpmāko darbību 2.3.).
  • Ja nepieciešams, sāciet veidot kopienu, kas aptver jūsu problēmu, pamatojoties uz Kopienas kanvu (Community canvas).
  • Ja nepieciešams, definējiet sociālo mediju stratēģiju, lai informētu par plānotajiem koprades pasākumiem ārpus jūsu iestādes.

Metodes

2.3. darbība: Dalībnieku atlase

Dalībnieki ir jebkuras veiksmīgas koprades galvenais elements. Viņi nodrošina galveno ieguldījumu, ar ko jūs pēc tam strādāsiet. Viņu rekrutēšana var būt diezgan sarežģīta, un tā ir ļoti atkarīga no konteksta. Jāmin vairāki vispārīgi aspekti.

Vispirms sāciet pēc iespējas ātrāk. Pareizo dalībnieku atrašana un rekrutēšana prasa laiku un pūles. Esiet reālistisks. Neuzstādiet savus mērķus pārāk augstu.

Otrkārt, esiet personisks. Personīgie sūtījumi vai telefona zvani vienmēr ir labāki par masveida sūtījumiem. Ja varat, zvaniet, varbūt piedalieties pasākumos u.tml., kur varētu būt jums nepieciešamā mērķgrupa u.tml., kā arī nepieciešamības gadījumā piesaistiet profesionāļus, kas ir pieredzējuši dalībnieku rekrutācijā, ja to pieļauj jūsu projekta budžets.

Treškārt, nepārkāpiet personas datu aizsardzības noteikumus, sazinoties ar iesaistītajiem cilvēkiem un viņus rekrutējot. Šis punkts ir īpaši svarīgs.

Iespējamās veicamās darbības:

  • Paneļa aplis un paneļa matrica ir ērti, viegli izmantojami rīki, kas palīdz izvēlēties dalībniekus.
  • Atkarībā no mērķa varat rekrutēt konkrētas grupas pārstāvjus (piemēram, ja jums jau ir iepriekš konkrēti definēts uzdevums) vai veikt plašāku atlasi (piemēram, lai atrastu jaunus piemērus vai pieredzi).
  • Ir svarīgi pieaicināt vairākus dalībniekus ar dažādām kompetences jomām.
  • Iekļaujiet gan vispārīgas grupas, gan noteiktus ekstrēmus gadījumus. Ideja, kas der ekstrēmam lietotājam, gandrīz noteikti darbosies lielākajai daļai citu cilvēku. Nesaprotot “ekstrēmo lietotāju” vajadzības, jūs nekad nenonāksiet pie risinājumiem, kas var darboties ikviena labā. Sarunas ar dažādiem dalībniekiem, tai skaitā tādiem, kuru pieredze atšķiras no citu klientu pieredzes, var veicināt radošu ideju rašanos. Vietējo apvienību vai iniciatīvu iesaistīšana varētu būt prakse, kas palīdz sasniegt dažādus lietotājus.
  • Padziļinātas intervijas un fokusa grupas  var būt ļoti noderīgs rīks, kā arī palīdzēt jums noteikt, ar ko jūs individuāli vēlētos runāt padziļināti.
  • Izvēloties lietotājus un ieinteresētās puses, ir svarīgi paredzēt grupas dinamiku, ņemot vērā vietējos politiskos jautājumus vai noteiktas jutīgas tēmas, kuras sarunas (intervijas, fokusgrupas) laikā neapspriest.
  • Dalībnieku sagatavošana var būt noderīga, lai ievirzītu viņus vajadzīgajā virzienā vai palīdzētu “lauzt ledu”. Ir vairākas metodes, kā sagatavot dalībniekus semināram. Piemēram, dienasgrāmatu pildīšana dalībniekiem var tikt dotas pirms semināra vai semināra sākumā var tikt dots neliels iesildošs uzdevums, kas jāveic grupā, lai iesaistītu visus dalībniekus.
  • Ideālā gadījumā dalībnieki varēs piedalīties arī vēlākos projekta posmos. Visu projekta dalībnieku piesaiste var sniegt dalībniekiem piederības sajūtu, iespējams, kļūstot par līdzradīto risinājumu vēstniekiem. Vēstnieki var palīdzēt uzlabot risinājumu pieņemšanu plašākā auditorijā un atvieglot pakalpojumu ieviešanu.
  • Vienmēr informējiet dalībniekus par semināra rezultātiem un saistītajiem aspektiem, lai parādītu, ka viņu ieguldījums ir vērtīgs un svarīgs.
  • Pilnībā izmantojiet sociālos medijus un, ja jūs tādas izmantojat, — lietojiet platformas saziņai.

2.4. darbība: Konceptualizācija

Konceptualizācija ir ideju konkretizēšana, pakalpojuma risinājuma izskatīšana un tā plānoto pazīmju noteikšana (padarot tās “taustāmas”, vizualizējamas). Veidojot uztveramas idejas, ir svarīgi tās pareizi saprast un izskaidrot, ko mēdz būt grūti paveikt, jo bieži vien ir nepieciešams darīt zināmu gan procesa iekšējo mehānismu, gan pieredzes nemateriālās sastāvdaļas (kuras ir grūti attēlot) tiem, kuri nav iepazinušies ar jebkādu tehnisku valodu vai reprezentācijas tehniku.

Atkarībā no iepriekšējās darbībās paveiktā darba var sekot vairāki konceptualizācijas izpildes veidi, it īpaši apkopojums (design brief) un paneļa matrica.
 Var veikt šādas aktivitātes, bet tās nav vienīgās iespējamās:

  • Klientu ceļa karte (customer journey).
  • Personas un Scenāriji.
  • Realizējiet paneļa matricu, organizējot un izpildot plānotos pasākumus.
  • Koprades semināri/darba grupas ir visizplatītākā koprades tehnika, un pastāv daudzas metodes un rīki, lai tās pielāgotu savam kontekstam. Semināri un darba grupas var būt šīs konceptualizācijas nozīmīgākā daļa. Šeit vajadzētu apvienot dažādas metodes un rīkus (piemēram, ļaut dalībniekiem izveidot klientu ceļa karti, ļaut viņiem uzrakstīt scenārijus vai pat nākt klajā ar personām (personas) u.c.).
  • Pastāv daudzas citas metodes un paņēmieni ideju konceptualizācijai. Noteikti fiksējiet visas darbības, pozitīvos un negatīvos rezultātus un gūtās atziņas. Šie pārskati var būt nozīmīgi jūsu iestādei un vadītājiem vēlākā pakalpojuma izstrādes posmā. Taču ir arī būtiski, lai jūs informētu par rezultātiem dalībniekus, kuriem ir jāredz sava ieguldījuma vērtība.

2.5. darbība: Prototipa veidošana

Iepriekšējā darbībā būsiet izveidojuši vienu vai vairākas koncepcijas un risinājumu idejas. Viena no tām kļūs par reālu publisko pakalpojumu. Uzdevums ir izlemt, kuru darbu turpināt, un vai tas ir to pūļu vērts, kas būs ieguldāms nākamajos posmos. Jūsu idejai būs daudz testējamu sastāvdaļu, tāpēc noskaidrojiet, kas Jums ir jāapgūst un kas sniegs Jums nepieciešamo atbalstu un ekspertīzi. Šajā metodikas solī ir jāizlemj, ko Jūs vēlaties prototipēt.

Atcerieties: prototipam nav jābūt dārgam. Izgatavojiet vienkāršus, fragmentārus prototipus, lai ne tikai ietaupītu laiku, bet arī pievērstos tikai kritisko elementu testēšanai.

  • Pierakstiet savas idejas galvenos elementus. Domājiet praktiski par to, kas ir jātestē, un pierakstiet savus galvenos jautājumus katram komponentam. Uzdodiet dažus jautājumus, uz kuriem atbildēt.
  • Pārdomājiet, kāda veida prototipi dod vislielāko jēgu, lai atbildētu uz šiem jautājumiem. Šajā posmā jūs varat arī veikt prāta vētru ar iesaistītajām pusēm, lai noskaidrotu atbildes uz jautājumiem, ko esat identificējuši iepriekšējā darbībā.